Como melhorar a comunicação no home office? 5 estratégias eficientes

Olá, Speaker!

O trabalho remoto pegou muitos profissionais de surpresa: para quem não estava acostumado ao digital, os desafios foram grandes, especialmente pelo pouco tempo para se adaptar a esse formato.

Líderes, equipes multidisciplinares, profissionais da Educação e outros tantos se viram com um excesso de trabalho, excesso esse que vem, na maioria das vezes, por graves problemas na comunicação à distância.

Mas como melhorar a comunicação no home office? Veja 7 estratégias para aplicar na sua rotina!

1. Estabeleça um canal padrão para se comunicar a trabalho

Temos uma variedade de plataformas e meios de nos comunicarmos: e-mails, mensagens de texto, grupos no WhatsApp, Assana, Trello, redes sociais, ligações e outras ferramentas similares.

Se não estabelecermos um canal padrão, é bem provável que informações importantes se percam entre as notificações. Além disso, certamente viveremos um cansaço maior por sermos bombardeados por assuntos de trabalho todo o tempo.

O que fazer? Estabeleça um ou, no máximo, dois canais de comunicação. Esse canal deve estar disponível para toda a equipe e ser usado por todos os profissionais que fazem parte dela.

Quais os efeitos? Essa ação, aparentemente simples, é essencial para prevenir os chamados “ruídos” na comunicação interna, aumentar o rendimento e o bem-estar dos profissionais que atuam à distância.

2. Mantenha uma rotina de reuniões periódicas e otimizadas

A comunicação somente por e-mails ou mensagens de texto pode ser mais lenta e, dependendo do assunto, pouco eficaz. Essa é uma das razões que fazem com que as reuniões sejam necessárias.

Para que esses encontros de trabalho tenham o impacto esperado, é preciso que:

– Sejam periódicos

– Sejam otimizados

Muitas empresas ou setores evitam as reuniões a todo custo, por serem massivas, longas e pouco produtivas. Mas, na comunicação no home office, é preciso um equilíbrio: nem exagerar nas reuniões, nem as banir totalmente.

O que fazer? Estabeleça uma rotina de reuniões: semanais, de 15 em 15 dias ou mensais, dependendo das necessidades do seu setor ou empresa. Agende um horário fixo e informe, a todos os envolvidos, sobre esse dado.

Faça uma pauta para a reunião e convide apenas quem realmente precise estar nela.

Quais os efeitos? Um aprimoramento do diálogo interno da equipe, com um contato mais estreito, mesmo à distância. Um alívio no volume de e-mails e mensagens.

3. Tenha (e respeite) um horário de trabalho

Uma das principais queixas de quem ainda não se adaptou ao home office é o excesso de trabalho. Seja pela dificuldade em estabelecer uma rotina ou seja porque líderes ou clientes mantêm contato fora do horário comercial de modo recorrente.

Para os profissionais, é importante criar uma rotina bem definida e respeitá-la. Isso é fundamental tanto para garantir o bom rendimento quanto para evitar uma sobrecarga de trabalho.

Para líderes, considerar o horário comercial (ou aquele pré-acordado com os liderados) é uma ação necessária. Primeiro, porque evitam-se os ruídos na comunicação. Segundo, porque evitam-se desgastes na relação profissional.

O que fazer? Ter um horário de trabalho claro e bem definido. Evitar ligações e mensagens fora do horário comercial. Nesses casos, o e-mail é uma boa opção.

Quais os efeitos? Melhor organização da rotina profissional e uma prevenção eficiente contra ruídos no diálogo interno.

4. Utilize o digital a seu favor

Com o crescimento do home office, surgiu também uma diversidade de aplicativos, ferramentas, sites e outros recursos tecnológicos direcionados para o trabalho remoto. Alguns deles já existiam, mas criaram novas estratégias.

A resistência ao digital é limitadora e pode afetar significativamente a trajetória de um profissional. Afinal, a tendência é a de que o home office permaneça – integralmente ou na modalidade híbrida.

Fazer um calendário com tarefas, designar tasks, acompanhar o rendimento de um projeto específico, estabelecer mapas com futuras ações e criar gráficos para mensurar resultados: essas são algumas das muitas possibilidades do digital.

O que fazer? Montar um plano concreto para a comunicação interna remota, utilizando ferramentas disponíveis no online.

Quais os efeitos? Melhoria significativa do diálogo entre profissionais e da comunicação externa, com clientes, investidores ou afins.

5. Utilize áudios e mensagens privadas com cuidado

Se você pensar e reparar com atenção, verá que as ações que abordamos neste artigo têm um propósito claro: o de diminuir ruídos. Quando me perguntam sobre como melhorar a comunicação, esse é um dos passos mais relevantes.

Diante disso, há outros dois cuidados que considero fundamentais:

Evitar mensagens diretas (DM’s)

– Utilizar áudios com cuidado

Entenda: as mensagens diretas ou direct messages são, como o nome indica, mensagens transmitidas de uma pessoa a outra. Logo, a informação compartilhada permanece restrita a esses dois profissionais.

Ao ser transmitida a um terceiro, essa mensagem pode sofrer alterações, no famoso “telefone sem fio” que nada mais é do que uma série de ruídos na comunicação. Especialmente ao se tratar de uma equipe, as DMs devem ser usadas com cautela.

Já os áudios, tão práticos no dia a dia, têm outro problema: eles não são “buscáveis”. Explico: no WhatsApp e redes afins, existe a opção de pesquisar, em uma conversa, alguma palavra-chave. Mas não nos áudios.

Logo, se um dado importante foi enviado por mensagem de voz e precisar ser acessado futuramente, há um empecilho que prejudica a comunicação e torna os processos mais lentos e cansativos.

O que fazer? Usar DMs apenas quando a informação só for importante para uma única pessoa. Evitar transmitir dados importantes via mensagens de voz.

Quais os efeitos? Eliminar possíveis ruídos internos e facilitar o encontro de informações importantes a longo prazo.

 

 

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