Como fazer uma apresentação de resultados?

A apresentação de resultados é o momento em que o profissional, de qualquer segmento, demonstra os resultados obtidos pela área, pela equipe ou pela própria empresa em um determinado período para um grupo de pessoas.

Elas podem ser líderes, gestoras, diretoras ou até mesmo um público externo, dependendo da necessidade da apresentação.

Contudo, é muito importante que as informações sejam bem apresentadas de forma clara e mantendo uma lógica. No entanto, colocar muitos dados pode atrapalhar ao invés de ajudar.

Por isso, este texto fala um pouco mais sobre como preparar uma boa apresentação de resultados. Veja a seguir e tenha uma boa leitura!

Qual a importância da apresentação de resultados?

Em toda empresa a apresentação de resultados é a oportunidade que um indivíduo ou um grupo de profissionais demonstram os resultados obtidos em um determinado período.

A apresentação consiste em demonstrações gráficas, indicadores e KPIs dispostos em uma apresentação, que pode conter ou não dados escritos.

No entanto, para as empresas, essa é a oportunidade de acompanhar como está o andamento das equipes, e se existe a necessidade de algum ajuste.

Mas, para o profissional, essa é uma oportunidade única de visibilidade, já que ele pode apresentar o trabalho desenvolvido pela equipe assim como o seu próprio, principalmente se ele foi o responsável pela criação e organização dos dados.

Por isso, apesar desta ser uma dinâmica diferente de uma apresentação normal, ela necessita de estudo, dedicação e atenção ao ser elaborada.

Como criar uma apresentação de resultados incrível?

A apresentação de resultados é uma das principais vitrines de um profissional dentro da empresa, tanto para aqueles envolvidos na criação da apresentação, quanto para os responsáveis pelo tratamento dos dados.

Além de todo o trabalho realizado pela equipe, permitindo que houvesse informações para serem demonstradas, independente do resultado.

Por isso, veja algumas dicas de como criar uma apresentação de resultados!

Conheça seu público

O público da sua apresentação ditará o nível de detalhes e informações que você apresentará. Existem três tipos principais de público, confira.

Pares

São analistas de dados, cientistas de dados e qualquer pessoa em análise que entenda o que você está explicando se você detalhar a metodologia, as abordagens analíticas ou o código.

Informações detalhadas são preferíveis para que esse público compartilhe seu trabalho e entenda sua abordagem e, possivelmente, aproveite para seus projetos.

Partes interessadas

São pessoas do departamento que você apoia que fazem perguntas. Um nível moderado de detalhes é necessário em sua apresentação para que as partes interessadas entendam os resultados e tomem decisões.

Liderança sênior

São pessoas que gerenciam seus stakeholders e ocupam cargos seniores na empresa. Apenas informações de alto nível são necessárias para impactar o negócio.

Não há necessidade de entrar em detalhes sobre o que você faria com colegas ou partes interessadas.

Formato da apresentação

Existem formatos de apresentação direcionados para um tipo de público. Quanto mais alto o nível hierárquico, menor deve ser o nível e mais macro deve ser as informações, e sempre com dados relevantes.

  • Agenda:  é recomendado inseri-la no início da apresentação para definir as expectativas do público;
  • Principais descobertas: resuma as principais descobertas no início de sua apresentação. Coloquei este slide após a agenda;
  • Dados de suporte: esses slides conterão dados, gráficos e qualquer outra informação para apoiar as principais descobertas que você acabou de revisar;
  • Resumo das principais descobertas: resuma todos os pontos de destaque da apresentação;
  • Recomendações ou próximos passos: com base em suas descobertas, pode haver próximos passos acionáveis.

Layout de apresentação

O layout e a disposição do conteúdo é tão importante quanto as informações que estarão contidas na apresentação. 

Slides

Cada título de slide deve conter uma descoberta principal e os detalhes no slide devem apoiá-la. A leitura dos títulos serve para nortear os dados que serão apresentados.

Por exemplo, se o slide falar sobre uma queda de visitantes no site devido à pesquisa orgânica, veja o correto e o incorreto:

  • Incorreto: Tendência de visitantes do site;
  • Correto: Declínio de visitantes do site causado pela queda da pesquisa orgânica.

Nos detalhes do slide mostre o tráfego de visitantes por origem de referência e indique que a queda foi da pesquisa orgânica.

Observe que, após uma investigação mais aprofundada, uma alteração no site correspondeu à data em que os visitantes começaram a sair da pesquisa orgânica.

Visualizações de dados

Crie gráficos para mostrar tendências. As pessoas podem processar visualizações com mais facilidade do que uma tabela de números.

Quando mostramos apenas números na tela, normalmente as informações não são processadas! E com a imagem gráfica demonstrando o movimento é possível observar melhor os dados e a sua evolução.

Além disso, existem vários modelos de gráficos. Dependendo da quantidade de dados que forem dispostos, cabe escolher um layout que favoreça o entendimento da informação que está sendo passada.

Por exemplo, se houver mais de 10 colunas de dados, o gráfico de pizza pode não ser o mais adequado, ou cabe criar grupos maiores e informacionais, permitindo que a informação fique mais limpa.

Assim como o gráfico evolutivo, a visualização de dados não pode ter muitas colunas de informação para que elas não fiquem confusas e conteúdo central acabe sendo perdido.

Duração da apresentação

A duração é um ponto muito importante para uma apresentação de resultados. Não adianta ter uma apresentação muito longa, mas muito cansativa em que na metade dos slides ninguém tenha mais interesse.

Por isso, uma forma de calcular o tempo mais adequado é utilizar uma média de 3 a 5 minutos por slide (na parte do detalhamento das informações e nos demais slides, cerca de 2 minutos). Dessa forma, é possível mensurar o tempo médio de apresentação!

Para uma apresentação de 1 hora que sai para (60-10) / 5 = 10 slides.

Apesar de parecer muito extenso, o tempo médio é de 5 minutos por slide, mas é o necessário para explicar os dados que estão dispostos e dissertar sobre a métrica de cálculo utilizada.