Olá, Speakers! 

A um tempo atrás, uma imagem circulou nas redes sociais e se popularizou especialmente entre profissionais do universo corporativo. A imagem dizia algo mais ou menos assim: “se você acabou de participar de uma reunião que poderia ter sido um e-mail, compartilhe”. 

Os comentários eram, em maioria, desabafos de profissionais cansados de perder tempo em reuniões pouco assertivas, que, na prática, acabam sendo muito mais comuns do que deveriam. 

Você já participou de uma reunião assim? Ou já percebeu que seus colegas de trabalho sentiram isso em relação a um encontro de trabalho que você dirigiu? Pois bem, saiba que existem técnicas para otimizar uma reunião e fazer com que ela seja, de fato, produtiva.

Neste artigo, vou falar sobre essas técnicas, com ferramentas para que você possa participar e dirigir reuniões de um modo mais eficiente e menos cansativo para você mesmo e os demais. Confira! 

Como dirigir (bem) uma reunião de trabalho?

Vamos começar falando para quem precisa otimizar o modo como dirige e organiza reuniões. Geralmente, essa tarefa cabe a gestores, líderes de equipes ou setores, representantes externos, diretores, SEO ou outros cargos que envolvem administração de equipes e gestão de pessoas. 

O sucesso de uma reunião depende MUITO daquele profissional que a organiza e dirige, afinal, é esse profissional o responsável por convocar a reunião, estabelecer os assuntos a serem discutidos, definir dias e horários para os encontros, o tempo de duração, entre muitos outros aspectos. 

Sabendo que a responsabilidade é alta para quem dirige uma reunião, vejamos algumas técnicas essenciais para desenvolver essa tarefa da forma mais eficiente possível: 

• Pense na real necessidade de realizar uma reunião presencial.

No início desta nossa conversa, falei sobre uma imagem que viralizou por questionar reuniões que abordaram assuntos facilmente solucionáveis por e-mail, não é? E isso nos traz ao primeiro cuidado de quem dirige e organiza uma reunião: pensar na real necessidade de que esse encontro aconteça.

Se você já está inserido no mercado, não preciso nem dizer que as agendas estão cada vez mais cheias e que a velocidade com que se desenvolvem projetos cresce a cada dia. Por isso, usar as ferramentas que hoje estão disponíveis – como as redes sociais ou os aplicativos de mensagens diretas – a nosso favor é importante. 

Antes de convocar toda a sua equipe de trabalho para uma reunião, pense sobre a real necessidade de que ela aconteça de forma presencial, lembrando que, muitas vezes, um encontro direto pode ser muito mais útil do que a troca de mensagens – mas nem sempre. 

• Convoque as pessoas certas.

Você já refletiu e chegou à conclusão de que uma reunião é mesmo necessária. Então, o passo seguinte é direcionar esse encontro de trabalho apenas para os profissionais que estão diretamente ligados a ela. 

O número excessivo de participantes de uma reunião pode prejudicar as discussões, fazendo com que o encontro seja menos assertivo do que poderia ser. Por exemplo: se a sua reunião envolve várias equipes multidisciplinares, pense na possibilidade de convocar apenas os líderes de cada uma dessas equipes. Depois, eles ou elas podem transmitir as informações para seus respectivos liderados. 

• Defina bem as pautas a serem discutidas e os objetivos do encontro.

Tão importante quanto pensar em quem convocar para a reunião, é definir as pautas a serem discutidas. Um erro muito comum de quem organiza reuniões é pensar apenas na ideia geral que a motiva, sem definir subtópicos a serem discutidos ou uma pauta completa do que deve ser abordado.

Quando não há uma clara definição dos assuntos que devem ser abordados, a reunião é pouco eficiente e é muito provável que outro encontro precise ser agendado para abarcar tudo o que ficou de fora (e que já poderia ter sido discutido da primeira vez). 

Outro aspecto indispensável é definir o OBJETIVO ou objetivos da reunião e deixá-los claros para todos os envolvidos. Aliás, um cuidado importante é informar aos demais sobre a pauta e objetivos com antecedência para que cada um possa se preparar e ajudar a otimizar o processo. 

• Estabeleça um cronograma. E trate de respeitá-lo.

Pensar nos tempos da reunião é uma tarefa de quem a dirige e organiza. É imprescindível elaborar um cronograma para o encontro, destinando os minutos para cada tópico e tratando de respeitar esse planejamento prévio. 

Reuniões longas são pesadelos para o dia a dia corporativo. Além de ser, na maioria das vezes, pouco eficazes, acabam significando uma enorme perda de tempo e de energia para líderes e liderados. 

Da mesma forma como eu disse no tópico anterior, tornar público o cronograma é um cuidado importante, assim todos – e não só você – podem contribuir para que os tempos sejam respeitados. 

• Abra um espaço para escutar os demais.

Um dos erros mais graves em relação às reuniões de trabalho está quando quem dirige o encontro o transforma em algo monótono e unilateral, restringindo, para si mesmo, a fala durante todo o tempo. 

Uma reunião, para ser assertiva e eficiente, precisa ser um espaço de diálogo e um diálogo só é possível quando as pessoas têm um tempo para expressar suas ideias e conversar entre si. 

Não confundir a tarefa de dirigir uma reunião com monopolizar o espaço de fala é de suma importância. Não se esqueça! 

A importância de aprimorar a própria comunicação para organizar e participar de reuniões

Tanto para dirigir quanto para participar de reuniões, aprimorar a própria comunicação deve ser um objetivo de todo profissional, especialmente aqueles que estão inseridos no ambiente corporativo. 

Para quem dirige uma reunião, é fundamental conhecer e saber aplicar ferramentas para otimizar a própria fala, transmitindo o conteúdo de forma organizada, eficiente, interessante e assertiva. 

Da mesma forma, aqueles que participam de uma reunião, ainda que não tenham o mesmo tempo de fala de quem dirige, devem saber utilizar bem o espaço que possuem, aproveitando essa oportunidade para explicitar opiniões e ideias da melhor forma possível. 

Como aprimorar minha comunicação pessoal? Um curso de oratória é a melhor maneira para desenvolver habilidades relacionadas à comunicação, que podem (e devem) ser aplicadas tanto no dia a dia corporativo quanto no âmbito profissional. Pense nisso!