Como otimizar o tempo das suas reuniões de trabalho?

Reuniões de trabalho são assuntos recorrentes na mídia especializada. Afinal, ainda hoje – com tanta informação a respeito da importância de otimizar esses encontros profissionais –, as reuniões longas e improdutivas continuam ocupando a lista de alguns dos problemas mais comuns no âmbito corporativo.

Reuniões entre líderes e liderados, entre profissionais de uma empresa e seus clientes ou mesmo entre representantes de uma marca e seus potenciais investidores são exemplos de situações que podem demandar encontros presenciais. Ainda que cada um deles tenha especificidades, saber como otimizar o tempo e aproveitá-lo da melhor forma possível sempre é essencial para participantes e, sobretudo, para quem dirige a reunião.

No fim do ano, tende a aumentar o número de reuniões. Por isso mesmo, é indispensável que os gestores conheçam e apliquem algumas técnicas para otimizar o tempo desses encontros, levando em consideração que as agendas também estão mais cheias nesse período e que a energia já não é mais a mesma do que no começo do ano.

Neste artigo, selecionei alguns cuidados e estratégias para otimizar as suas reuniões de fim de ano, evitando perder tempo e energia – tanto seu quanto dos outros participantes desses encontros. Confira!

Avalie a necessidade de um encontro presencial

Chamadas telefônicas. E-mails. Grupos nas plataformas online. São diversos os canais de comunicação hoje em dia que, em muitos casos são tão ou mais funcionais do que reuniões de forma presencial.

Por isso mesmo, o primeiro passo para otimizar o tempo de suas reuniões é refletir sobre sua real necessidade. Antes de propor uma reunião, pense se o assunto em questão não poderia ser resolvido de outra forma, que demanda menos tempo e tem maior praticidade.

Caso o encontro presencial seja mesmo a melhor opção, siga os passos seguintes para aproveitá-lo da melhor maneira, sem perder o seu tempo ou o tempo dos demais.

– Escolha o local adequado

Não subestime a importância de escolher o melhor local para a sua reunião. Procure um espaço clean, sem muitas distrações para você ou os outros colaboradores. Um ambiente sereno e sóbrio pode fazer toda a diferença para que os objetivos do encontro sejam alcançados e que não haja um excesso no tempo a ele destinado.

Garantir que existam as ferramentas básicas para a reunião também é um cuidado importante. Folhas para anotações, espaço para projeções (se for o caso) e tudo mais que você, gestor, possa precisar deverá constar no local escolhido.

 Inclua apenas colaboradores diretamente envolvidos na discussão

A ideia do menos é mais acaba sendo uma verdade quando o assunto é a reunião de trabalho. Quanto mais pessoas estiverem presentes, mais difícil será para você, gestor, gerenciar esse encontro e fazer com que ele seja realmente aproveitado.

Por isso, os cuidados para otimizar o tempo de uma reunião começam logo nas etapas preparatórias, que incluem a decisão de quem chamar ou não para o encontro presencial.

Um erro muito comum de gestores é estender a reunião a profissionais que não estão diretamente relacionados com o tema a ser discutido, o que prejudica bastante a eficácia desse encontro e, pior ainda, aumenta o seu tempo de duração, tornando-o massivo.

Ao restringir o número de participantes, garantindo que só estejam presentes aqueles que realmente possam contribuir com a reunião, o tempo será otimizado e muito melhor aproveitado.

– Compartilhe uma pauta com todos os participantes

Como eu disse no tópico anterior, grande parte do sucesso ou insucesso de uma reunião depende das etapas de seu planejamento. Como gestor ou como o profissional a cargo dessas reuniões, você precisa se atentar para esses detalhes e tomar as devidas precauções.

Uma dessas precauções é definir claramente a pauta de discussão do encontro, esclarecendo qual será o tema central a ser debatido e quais os subtópicos desse tema principal. Com isso, cria-se um limite do que será abordado, diminuindo as chances de que temas aleatórios apareçam e até mesmo tomem mais tempo do que o tema central.

Para reuniões mais produtivas, a lista de temas centrais a serem debatidos não deve ultrapassar três. Mais que isso, será mais difícil debater cada um dos temas com profundidade e a reunião terá mais chances de perder a sua eficácia.

Com a pauta definida, é importante compartilhá-la com o restante dos participantes, para que todos estejam cientes de quais assuntos entrarão no debate.

– Evite monopolizar a palavra

O profissional a cargo da reunião, seja ele o gestor ou não, tem uma série de responsabilidades e, como o esperado, será quem tem a palavra por mais tempo. No entanto, isso não significa que esse profissional deva transformar a reunião em um monólogo, monopolizando para si o espaço de fala todo o tempo.

Na verdade, um dos grandes motivos pelos quais as reuniões se tornam improdutivas é a falta de interação entre quem a dirige e os demais participantes. Nesse sentido, é indispensável abrir um tempo para que os outros também expressem suas opiniões e, mais que isso, pensar em ferramentas para impulsionar a interação entre os presentes.

Ao criar essa interação com as pessoas, é muito mais fácil que todos estejam participando ativamente, ouvindo com atenção e contribuindo com suas próprias ideias e opiniões. O diálogo enriquecerá as suas reuniões.

– Defina (e esclareça) qual será a duração da reunião

Aquele que dirige a reunião tem a responsabilidade de definir um limite de tempo e fazer com que tal limite seja respeitado. Isso é importante para evitar aquelas reuniões muito longas e que, na prática, acabam sendo muito pouco produtivas.

É interessante incluir esse limite de tempo na pauta que será compartilhada com os participantes da reunião. Assim, todos saberão qual é o tempo estimado de duração do encontro e poderão se organizar da melhor forma.

Mas não é só isso: procure encontrar as melhores estratégias para respeitar esse tempo, delimitando a duração de cada um dos tópicos e momentos que farão parte do encontro de trabalho.

 

Como vimos ao longo deste artigo, no que tange à assertividade ou não de uma reunião, a organização e o planejamento prévio são essenciais. Nesse sentido, a figura do líder (aquele que dirige a reunião) é fundamental. Vale lembrar que a comunicação desse líder também deve ser assertiva, afinal, é esse profissional que terá o maior tempo de fala!

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