“Mais uma reunião em que eu fui uma planta” – Como ser mais participativo no online?

Olá, Speaker!

“Mais uma reunião em que eu fui uma planta”. Ouvi essa frase de um dos meus clientes há algum tempo e outras similares de pessoas frustradas com o seu próprio rendimento em reuniões de trabalho. Sobretudo, nas que acontecem online.

Não conseguir responder perguntas, ter problemas ao falar sobre uma ideia que tivemos, compartilhar uma experiência ou quaisquer outras dificuldades ligadas à nossa expressão costumam ser frustrantes e muito limitadoras.

E sabe o que é ainda mais perigoso? Que uma experiência ruim que se repete inúmeras vezes acaba gerando um ciclo. Esse ciclo é mais ou menos assim:

  1. Tive uma experiência ruim em uma reunião online
  2. Essa lembrança/trauma me deixa com mais ansiedade e nervosismo em minhas próximas reuniões
  3. Justamente pelo nervosismo e pela ansiedade, não consigo me sair bem nas reuniões

E essas três etapas vão se repetindo, fazendo com que nossa mente passe a associar esse tipo específico de situação de exposição de fala a algo ruim, a algo que gera medo ou que nos deixa desconfortáveis…

Por que o online pode ser tão limitador?

Não restam dúvidas de que a comunicação digital e suas múltiplas plataformas e facetas têm uma importância crucial para profissionais e empresas de todas as áreas e nichos.

Contudo, como sempre faço questão de frisar aqui na The Speaker, o simples (ou nem tão simples) fato de haver uma câmera entre você e sua audiência altera todo o processo de comunicação.

E, bem, todas essas modificações, aliadas, ainda, à rápida adaptação pelas quais tivemos que passar nos últimos meses, podem ser limitadoras inicialmente. Isso inclui, por exemplo, diminuir nossa participação em reuniões.

Não é simples lidar com situações de fala no online. Sentir-se “travado” ou “paralisado” é algo muito mais recorrente do que se imagina e pode acontecer com quem já tem anos de experiência.

Pensar que a nossa participação em um encontro de trabalho foi nada mais que decorativa indiscutivelmente afeta a autoestima e pode nos fazer questionar outras habilidades, como aquelas ligadas à nossa profissão em si.

Mas, calma! Comunicação é prática e conhecimento. Por isso mesmo, deixar de ser “uma planta” em reuniões é algo que logramos através desse caminho: aprendendo sobre o digital e praticando as situações de exposição ligadas a ele.

De onde vem a pouca participação em reuniões online?

É imprescindível entender algo sobre “ser uma planta” em reuniões: isso pode estar relacionado tanto a uma limitação pessoal quanto à maneira como a reunião é conduzida pelo profissional responsável por ela.

Vou explicar melhor: no presencial, a interação entre as pessoas acontece de uma maneira muito mais natural. E é justamente isso que torna mais difícil ser “uma planta”, isto é, não ser tão participativos como gostaríamos.

Já o online implica, por si só, uma interação menor e nem sempre os gestores ou outros profissionais que dirigem reuniões estão atentos a esse problema. Pensemos em um exemplo prático: as perguntas.

No presencial, a pessoa que organiza a reunião não precisa necessariamente dizer o nome do profissional a quem a sua pergunta é dirigida: basta um olhar, uma aproximação e já há sinais claros de quem deve responder. No online, não.

Se as perguntas não têm um direcionamento explícito, é MUITO difícil saber se é ou não feita para nós. Essa insegurança, portanto, contribui bastante para que sejamos menos participativos.

Como ser mais participativo em reuniões?

Se você é um profissional que se sente “uma planta” em reuniões e pensa que esse problema está ligado à sua comunicação, é preciso colocar em prática algumas técnicas úteis:

– Roteirize a sua fala: anote, com antecedência, o que você quer dizer. Isso facilitará o processo!

Pratique a escuta atenta: no online, temos a tentação de checar nosso e-mail ou redes sociais, mas isso prejudica nossa concentração. Quando queremos voltar à reunião, nos sentiremos perdidos, dificultando ainda mais.

Familiarize-se com as plataformas: Zoom, Meet, Skype e tantas outras plataformas têm sido usadas por empresas. Algumas delas, como o Zoom, contam com a opção de “levantar a mão” e pedir a palavra. O importante é: conheça e se familiarize com essas plataformas e suas ferramentas, ok?

Diminua o estresse: se lembra do ciclo negativo do qual falamos aqui? Para romper com essa ansiedade que o online desperta em muitos de nós, algumas ações podem ser bem úteis. Atividade física antes da reunião, evitar tomar muito café, meditação…

Como fazer com que meus liderados sejam mais participativos?

Bem, e quando o problema afeta o outro lado? Ou seja, e quando as pessoas se comportam como “plantas” em reuniões organizadas por nós?

Esse também tem sido um problema comum e há técnicas que auxiliam os gestores a impulsionares as reuniões, tornando-as muito mais produtivas e agradáveis. Veja alguns exemplos:

– Direcione as suas perguntas: esclareça quem ou qual setor deve responder a um questionamento seu.

– Promova interação: abra espaço para discussão, proponha um quiz ou quaisquer outras técnicas para incentivar a interação entre seus liderados.

Diminua o número de participantes por reunião: quanto mais profissionais envolvidos em uma reunião, mais difícil é abrir a fala para eles. Reduza, mesmo que isso signifique ter que repetir algum assunto em outro encontro.

– Incentive as pessoas a deixarem a câmera ligada: o fato de vermos uns aos outros facilita a reunião e incentiva a participação. Pense nisso!

Diminua o tempo das reuniões online: quanto dura uma reunião presencial? Uma hora e meia? Duas horas? Bem, reuniões online não devem superar 30 minutos. Esse é o tempo no qual o nosso cérebro consegue estar atento a uma tela.

 

Ser “planta” em reuniões ou situações similares não é algo que acontece a um número reduzido de pessoas. Ao contrário, tem sido um problema recorrente e que vem sendo debatido por psicólogos e profissionais de outras áreas.

O que achou das técnicas de hoje? Espero que sejam úteis em sua próxima reunião!

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