Como lidar com imprevistos na comunicação digital – Case Danone

Olá, Speaker!

As etapas prévias de preparação para uma situação de exposição de fala – seja ela qual for – são determinantes. Isso significa dedicar um tempo para planejar o conteúdo, praticar a performance, decidir aspectos visuais e checar a parte técnica. Na comunicação digital, isto é, nas situações de exposição de fala que acontecem de maneira virtual, isso não é diferente.

Mesmo com toda preparação possível, imprevistos podem acontecer. No entanto, é justamente esse preparo anterior que permite encarar situações inesperadas e, mais que isso, conseguir passar por elas sem deixar que prejudiquem significativamente a transmissão do conteúdo para a nossa audiência.

Como lidar com imprevistos, especialmente na comunicação digital?

Na nossa conversa de hoje, falo sobre isso, compartilhando uma experiência que tive recentemente durante um treinamento para a Danone. Confira!

Imprevistos na comunicação digital: o case da Danone

A Danone, uma das principais empresas do ramo alimentício no Brasil, nos contatou para um treinamento online em oratória direcionado a mais de 350 pessoas de diversas regiões do país. A seguir, conto qual era o nosso plano, os imprevistos que aconteceram e a solução que encontramos.

– O plano

Com uma duração de quatro horas, o treinamento aconteceria integralmente por uma plataforma streaming, de modo que todos os participantes receberam um link de acesso para entrar e assistir em tempo real.

A plataforma que utilizamos conta com uma série de ferramentas, que permitia a interação com os participantes. Assim, incluí no treinamento algumas perguntas e, a partir das respostas (contabilizadas automaticamente pela plataforma), dava seguimento à minha fala.

– O imprevisto

Logo no princípio do treinamento, a transmissão começou a dar problemas e praticamente um terço dos participantes inscritos não conseguia acessar o link e acompanhar o que eu estava dizendo.

Com a instabilidade da plataforma, e sem poder transmitir o conteúdo para todos os inscritos, fizemos uma pausa após a primeira hora de treinamento. Foi aí, durante esse intervalo, que recebi uma ligação da Danone: deveríamos suspender o treinamento ao vivo e pensar em uma solução.

Em seguida, entrei ao vivo novamente e avisei aos participantes que suspenderíamos o treinamento ao vivo.

– A solução

Ficamos tristes por suspender o treinamento online através do streaming, principalmente porque estávamos recebendo feedbacks positivos dos participantes que se conectaram e a interação estava realmente muito interessante.

No entanto, era preciso pensar em uma solução. Optamos, então, pela gravação de vídeos com o conteúdo e com as atividades práticas que realizaríamos no streaming. Montamos o material com as aulas gravadas e disponibilizamos um link (válido por um mês) para que os 350 participantes pudessem acessar o treinamento.

Para ter a certeza da efetividade desse modelo, gravamos ainda 4 pílulas do treinamento. Essas pílulas são vídeos curtos, como um “conteúdo de bolso”, que sintetizam as principais ideias que trabalhamos. Essas pílulas não têm data de expiração e, por isso mesmo, podem ser acessadas sempre que os participantes quiserem.

Como lidar com imprevistos?

A comunicação digital tende a crescer ainda mais e ser uma alternativa para situações de exposição de fala (entrevistas, reuniões, cursos e apresentações, por exemplo) que, antes, aconteciam de maneira presencial.

Diante desse cenário, as tecnologias relacionadas a esse modelo de comunicação também devem sofrer mudanças, com a intenção principal de oferecer novas possibilidades de plataformas que abriguem todas as novas demandas.

Aos comunicadores, nos cabe adaptar a esse contexto, cientes de que, no ambiente digital, imprevistos acontecem com uma frequência ainda maior

Principalmente devido à rápida migração que tivemos que fazer para o online, haverá períodos de adaptação no qual teremos que nos preparar para situações adversas, como a que vivi recentemente no treinamento com a equipe Danone.

Ok, é fato que imprevistos acontecem. No entanto, isso não significa que não podemos pensar em um Plano B e nos preparar, desse modo, para surpresas que podem vir a acontecer.

Quanto mais preparados estivermos, mais fácil será contornar imprevistos e diminuir os impactos negativos que eles trazem para nossas situações de exposição de fala. Isso inclui, por exemplo:

  1. a) Dominar o conteúdo e saber adaptá-lo aos diversos formatos dentro do online (streaming, vídeos, entre outros);
  2. b) Checar a parte técnica com antecedência, verificando, assim, possíveis problemas que podem surgir e antecipando soluções a eles;
  3. c) Manter a transparência no diálogo com sua audiência e tentar oferecer a ela uma solução que esteja à altura do plano original.

 

Como vimos até aqui, nós, speakers, precisamos nos preparar porque, de fato, imprevistos acontecem. O importante é atuarmos como profissionais e lidar com eles da melhor forma, sendo capazes de pensar em caminhos alternativos e que sejam tão eficientes quanto a ideia original.

O período é de instabilidade também na comunicação. Há muitas novidades e em um ritmo acelerado. Tudo isso demanda uma adaptação constante e um também constante preparo, que inclui o aprimoramento de habilidades.

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