Como conduzir reuniões online?

Olá, Speaker! Tudo bem?

As reuniões online – ou conference calls – já fazem parte do dia a dia de muitos profissionais, especialmente gestores. Afinal, são ferramentas úteis para conversar com pessoas de outras empresas, para facilitar as reuniões internacionais ou mesmo para dialogar com colaboradores que atuam na modalidade de teletrabalho ou home office.

Os gestores que ainda não estão familiarizados com o modelo de reunião online precisam desenvolver e aprimorar essa competência o quanto antes, já que a tendência é de que ele seja cada vez mais utilizado daqui em diante.

Pensando nisso, e sabendo dos desafios que os gestores estão enfrentando diante da pandemia do Coronavírus, separei algumas técnicas importantes para conduzir reuniões online de uma maneira produtiva e eficiente. Confira!

Defina e padronize uma plataforma digital

Zoom, ezTalks, Hangouts, Skype: são muitas as plataformas que possibilitam chamadas em grupo. Algumas, como a Zoom, têm um tempo limite para a ligação, o que pode ser positivo para evitar que a reunião se torne excessivamente longa.

Seja qual for a plataforma escolhida, é importante padronizar a sua escolha e comunicá-la aos seus liderados e/ou clientes. Definir uma única plataforma é importante para organizar a sua agenda e otimizar o seu dia a dia.

Estabeleça dias e horários fixos para as reuniões de trabalho

Os impactos da pandemia do coronavírus ainda não incertos. Nesse sentido, é difícil prever por quanto tempo o isolamento social será necessário.

O melhor a se fazer, como gestor, é organizar a agenda ao máximo para não enfraquecer a comunicação interna da sua equipe de trabalho. Uma opção interessante é estabelecer reuniões semanais.

Definir um dia e horários fixos para as conference calls semanais será uma ação importante. Desse modo, tanto você quanto seus colaboradores poderão se organizar e separar esse tempo na agenda. Evitando, com isso, ter que enviar e-mails para organizar a reunião ou verificar constantemente a disponibilidade dos participantes.

Prepare-se previamente para a reunião

O que você faz antes de conduzir uma reunião presencial? Provavelmente, define um tema central de discussão, bem como os tópicos que quer/precisa discutir com sua equipe, certo?

Pois bem, nas reuniões online, o planejamento prévio também é importante. Aliás, planejar as reuniões com antecedência é o que define, em grande parte, o quanto elas serão produtivas.

Com tudo o que está acontecendo – e as demandas urgentes que provavelmente surgem a todo momento –, o tempo na sua agenda pode estar curto, eu sei, mas tomar o cuidado de elaborar uma pauta prévia será essencial.

Não precisa fazer um arquivo muito complexo: uma simples anotação com palavras-chave, por exemplo, te ajudará a conduzir a reunião da melhor forma.

Sempre que possível, envie a pauta para todos os participantes com antecedência. Essa é uma maneira de restringir os assuntos abordados, evitando perda de tempo e de energia, ok?

Use a tecnologia a seu favor

Gastar a sua energia para comparar reuniões presenciais e reuniões online não é a decisão mais prudente no momento. É verdade que os encontros presenciais têm inúmeras vantagens, mas as particularidades das reuniões online também podem ser bastante positivas.

E quais particularidades são essas? Um bom exemplo são as inúmeras ferramentas tecnológicas que podem ser utilizadas. Algumas bem simples, como compartilhar a tela do seu computador ou celular com outros participantes e fazer com que todos vejam o mesmo conteúdo simultaneamente.

Outras opções interessantes são plataformas que organizam tarefas, compartilham documentos e armazenam mensagens. Bons exemplos são o Trello, o Assana e o Slack.

Seja objetivo

Seus colaboradores estão em casa, sem poder sair. Isso significa que a reunião pode durar horas a fio, certo? Não!!! É preciso delimitar o tempo das conference calls, especialmente se elas estão planejadas como um evento semanal.

Nesse sentido, em vídeo conferências, pode ser mais difícil manter a objetividade e esse é um dos desafios de quem dirige reuniões assim. Por isso, preste ainda mais atenção na maneira como você se comunica. Expressar sua mensagem de forma assertiva é fundamental.

Ao ser objetivo, claro e conciso, seus colaboradores terão uma imagem muito mais positiva das reuniões online. É muito desagradável começar uma reunião sem saber quantas horas ela durará. Ao saber esse tempo previamente, manter a atenção e uma atitude positiva será muito mais fácil.

Interaja com os demais

A interação é sempre um fator importante em reuniões de trabalho. E isso não muda quando a reunião é online. Como quem dirige a reunião, evite manter a palavra só para si.

Afinal, não tem sentido marcar uma reunião online com toda a sua equipe (ou com um número x de colaboradores) se apenas você falar e os demais participantes escutarem passivamente. Se esse fosse o propósito, gravar um vídeo com o conteúdo e enviá-lo aos demais já seria suficiente, não é mesmo?

Proponha interação. Deixe os demais falarem. Isso fará com que a reunião seja muito mais produtiva!

Reduza o número de participantes

É essencial que apenas as pessoas envolvidas diretamente no assunto a ser discutido participem da reunião. Caso contrário, a objetividade da qual falamos nos tópicos anteriores será mais difícil de ser mantida.

Você pode fazer um newsletter com os principais tópicos debatidos e enviar para toda a sua equipe de colaboradores. Essa estratégia tende a ser mais eficiente do que programar uma vídeo-chamada com um número excessivo de participantes.

Aja com liderança

O momento atual é complexo para todos. São muitas incertezas e medos rondando a cabeça dos profissionais e isso reflete no dia a dia e no rendimento.

Pensando nisso, é importante não esquecer de que há uma equipe de profissionais e clientes que se inspiram e confiam em você. Tenha prudência no diálogo com seus colaboradores, aja com compreensão e empatia.

Além disso, cuide da sua imagem pessoal e comunique-se equilibradamente. Evite um tom alarmista, mas seja sincero sobre o contexto e as demandas da empresa. Em suma, dê o suporte que a sua equipe necessita!

 

Aqui na The Speaker, continuamos com os treinamentos online. Se você precisar de ajuda para fortalecer a comunicação interna da sua empresa, fale com a gente!

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